Математика перевозчика

Кризис, который в последнее время наблюдается в отрасли автомобильных перевозок, заставляет несколько по-иному взглянуть на вопросы повышения "коэффициента полезного действия" и рентабельности предприятия. Руководство многих транспортных компаний в попытке хоть как-то повлиять на конечные результаты деятельности все чаще прибегает к созданию системы информационного управления парков. При этом на повестке дня встает вопрос интеграции управленческого и бухгалтерского учета. Насколько это возможно?

Кризис, который в последнее время наблюдается в отрасли автомобильных перевозок, заставляет несколько по-иному взглянуть на вопросы повышения "коэффициента полезного действия" и рентабельности предприятия. Руководство многих транспортных компаний в попытке хоть как-то повлиять на конечные результаты деятельности все чаще прибегает к созданию системы информационного управления парков. При этом на повестке дня встает вопрос интеграции управленческого и бухгалтерского учета. Насколько это возможно? 

Любой руководитель знает, что ведение учета — это неотъемлемая часть работы бизнеса, подразумевающая сбор, регистрацию, обобщение информации о деятельности компании и ее имуществе. С одной стороны, ведение учета необходимо для формирования и сдачи регламентированной отчетности в контролирующие органы, с другой — для принятия эффективных управлений решений на основе данных, собранных в отчетах.

Если говорить о специфике автотранспорта, то здесь спектр конкретных вариантов таких систем достаточно широк: от основанных на ручной технологии информации и бумажном документообороте до сетевых автоматизированных информационных систем. Тенденции таковы, что бумажные технологии уходят в прошлое, и для этих целей сегодня в основном предназначены бухгалтерские программы или корпоративные ERP-системы. О последних поговорим подробнее. Начнем с определений: ERP-система — это конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия).

По данным компании «ERP-Консалтинг», сегодня российский рынок ERP-систем активно развивается и растет. Это происходит по нескольким причинам: ERP-системы действительно работают, руководители крупных корпораций хотят видеть свой бизнес «прозрачным», в России наблюдается рост деловой активности. В настоящее время не только крупные предприятия (со штатом более 1000 человек), но и средние, и мелкие компании стремятся «навести порядок» в своем бизнесе.

Если смотреть на отраслевую структуру спроса ERP, мы увидим, что 15% — самое большое количество внедрений имеют строительные компании, затем следуют торговля — 12%, машиностроение — 10%, производство — 10%, пищевая промышленность — 9% и автотранспорт, на долю которого приходиться около 5% от внедрений. Но эта цифра год от года растет, более того, если еще каких-нибудь 10-15 лет назад использовался в основном зарубежный софт, то сегодня на рынке имеется достаточно широкая линейка специальных предложений, заточенная именно под российскую специфику. В топ-5 российских и зарубежных ERP-систем, представленных сегодня на отечественном рынке, входят: SAP Business One, Oracle Application, «Галактика», «1С: Предприятие», «Компас».

С помощью корпоративных систем управления российские компании пытаются решить такие задачи, как управление бухгалтерией, финансами, персоналом, расчет заработной платы, учет складов. Отдельной строкой стоит упомянуть специальные программные решения для автоматизации автопредприятий или крупных компаний разного профиля, имеющих собственный автопарк. Набор модулей, входящих в эту систему, позволяет в автоматическом режиме вести выдачу путевых листов, управлять распределением транспорта и подсчитывать заработную плату водителей. При этом сервис позволяет полностью автоматически сформировать всю необходимую отчетность в контролирующие органы, включая ФМС.

Новым и достаточно перспективным направлением в развитии ERP-систем является предоставление услуг по аренде программного обеспечения — так называемый облачный сервис. Это связано чаще всего с тем фактором, что мелкие и средние компании не имеют возможности оплатить дорогостоящую лицензию для установки программы, а также приобрести серверное и сетевое оборудование, плюс содержать в своем штате персонал, который бы обслуживал систему. Облачные веб-сервисы доступны везде, где есть Интернет. Руководитель получает полную свободу действий, но при этом всегда держит руку на пульсе своего бизнеса. А сотрудники предприятия становятся мобильными — они могут полноценно работать не только за своим рабочим столом, где находится компьютер, но и на выезде у клиента или даже из дома. А самое главное — никаких затрат на поддержку и обновление.

Однако есть у этой стороны и отрицательные моменты.  Для больших компаний важно, чтобы их информация была в безопасности. Достаточно ли надежен выбранный провайдер, чтобы можно было доверить ему как корпоративные данные, так и бизнес-функции компании? И не могут ли эти данные быть доступны другому клиенту данного провайдера, который выбрал эту же систему? Именно эти вопросы решаются в настоящее время арендодателями программ.

МОНИТОРИНГ ПЛЮС

О существенной роли систем мониторинга в организации транспортного процесса сегодня, пожалуй, не говорит только ленивый. Системы мониторинга становятся стандартом на рынке, и, в конечном итоге, любое транспортное средство, принадлежащее юридическому лицу, будет контролироваться. Но если на начальном этапе автопредприятия имели оборудование и программы мониторинга, с которыми работали в основном механики и диспетчеры, то теперь с учетом вектора развития ERP-систем в мире можно с уверенностью говорить о тенденции слияния систем учета, контроля и финансовой отчетности в единый инструмент для управления автопредприятием. Как выяснилось, у перевозчиков уже есть определенный интерес к таким системам: «Интеграция управленческого и бухгалтерского учета актуальна для большого предприятия, меня лично интересуют такие программы», — пояснил Кирилл Водин, зам. гендиректора транспортной компании «Веста».

А рынок тем временем уже предлагает интегрированные решения «два в одном» — и для бухгалтера, и для руководителя — программу «1С:Управление автотранспортом Проф», предусматривающую как встроенные возможности спутникового мониторинга, так и взаимодействие с внешними ГЛОНАСС/GPS-системами. Подсистема мониторинга для этой платформы обеспечивает отображение транспортного средства и его маршрута на картах различных форматов, контроль местоположения и фактического пробега объекта, контроль скоростного режима, сбор и анализ данных  дополнительных датчиков.

В зависимости от конкретной инсталляции задача мониторинга транспорта может быть решена тремя способами. Первый способ предусматривает загрузку данных из системы спутникового мониторинга Omnicomm (как вариант — из базы данных MySQL Omnicomm) в ручном и автоматическом режимах. Имеется возможность работы с такими исходниками, как: местоположение автомобиля, время работы двигателя, количество заправленного топлива и его по- требление. Второй способ предусматривает загрузку данных из системы Dynafleet и получение сведений о местоположении автомобиля и его текущей скорости, значении уровня топлива и километража (подключения к одометру), а еще — привязки этих данных к конкретному водителю. Наконец, третий способ рассчитан на работу с данными из промежуточных файлов произвольного открытого формата при помощи настраиваемой обработки. К слову, одним из наиболее вероятных вариантов коммутации по третьему способу может быть взаимосвязь с цифровым тахографом, оснащенным ГЛОНАСС-модулем.

Если раньше автопредприятия использовали программы мониторинга, с которыми работали механики и диспетчеры, то теперь имеет место слияние систем контроля и отчетности

В итоге на основании данных, полученных любым из этих способов, в программе «1С: УАТ» можно построить планфактный анализ по пробегу и расходу топлива, а в случае коммутации с системой Omnicomm еще и отчет по событиям плюс сравнение объемов заправок. По идее, дальше в игру вступает бухгалтерия.

Что касается примеров из практики, специалисты компании «1С-Рарус» совместно с провайдером мониторинга транспорта «Омникомм-Сервис» продолжают внедрение комплексных проектов автоматизации нескольких компаний на основе «1С: Управление автотранспортом Проф». Базовая конфигурация программы дополняется блоками системы: управление работой автотранспорта, логистика, списание ГСМ, заказ ТМЦ, закрытие заказ-нарядов. При этом единая программа обеспечивает оперативный учет всех материально-технических ресурсов предприятия, выполняющего работы по всей России. В таком случае себестоимость тонно-километров будет определяться в режиме онлайн и позволит получать, например, обоснование привлечения стороннего транспорта на непрофильные работы.

И все же на возможности использования фактических данных по расходу топлива в бухгалтерском учете большинство экспертов смотрит с некоей долей скепсиса. Причина в особенностях нормативно-правовой базы российской автотранспортной отрасли, где нормы расхода топлива  регламентируются документами Минтранса (Распоряжение Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008). «Программные продукты, которые смогли бы связать системы мониторинга и учетный системы, мне неизвестны, хотя и есть преимущества такой взаимосвязи», — комментирует Владислав Дорошенко, директор автопарка Itella в России.

Впрочем, по словам Дмитрия Журавлева, генерального директора компании «Омникомм-Сервис», гибкая процедура расчета нормативного расхода горючего все же возможна. Исходными данными в таком случае будут пробег, время простоя автомобиля и поправочные коэффициенты по маршруту движения, возрасту автомобиля, сезонному фактору, наличию прицепа и т. д. Для полной картины остается произвести дооснащение системы считывателями меток водителя, и получается глубоко интегрированная система по контролю персонала, техники, ГСМ и запчастей в одном комплексе. А это и есть управление бизнесом.

Одним из вероятных вариантов коммутации в рамках взаимодействия систем учета и мониторинга может быть выгрузка данных цифрового тахографа в программу «1С: УАТ»

 

ВЛАДИСЛАВ ДОРОШЕНКО ДИРЕКТОР АВТОПАРКА ITELLA В РОССИИ

На автопредприятиях уже давно используются различные ERP-системы и автоматизированные программы, позволяющие облегчить финансово-хозяйственные операции: начиная от выписки путевых листов и учета топлива и заканчивая ремонтами, расходами запасных частей и горюче-смазочных материалов.

Тринадцать лет назад у меня был первый опыт внедрения ERP-системы, причем приобретался зарубежный софт, заточенный исключительно под складской учет запасных частей, их выдачу и списание в бухгалтерском учете. Поработав с собственными IT-специалистами и создав новые настройки для программы, удалось учитывать ремонт транспорта, расходуемое топливо и его списание. Все происходит по достаточно удобной схеме, которая избавляет специалистов автопредприятия и бухгалтеров от большого количества ручной и бумажной работы в разных системах.

Сейчас в Itella мы используем «1С: Управление автотранспортом», где ведется учет подвижного состава и всех изменений его статуса, срока действия разрешительной документации, выписка путевых листов, учет расхода топлива, складской учет выдачи запасных частей, агрегатов, учет выполненных ремонтов и обслуживаний. Благодаря этой системе мы имеем объективную картину по каждому автомобилю. Все это — прозрачная открытая информация в компании. Далее возможен лишь fine tuning системы с целью получения глубоко детализированной отчетности.

В то же время транспортные компании давно используют и средства спутникового мониторинга. По факту, программные продукты, которые смогли бы связать системы мониторинга и учетные системы, мне неизвестны, хотя и есть преимущество такой взаимосвязи: она позволяет автоматизировать значительную часть процессов, которые выполняются специалистами предприятия вручную. В нашей компании также обе системы работают обособлено, но часть информации, получаемой из системы спутникового мониторинга, мы используем для учета в «1С: УАТ» (управление автотранспортом), но, к сожалению, такую информацию приходится переносить вручную.

Что касается формирования единого информационного пространства предприятия, я не отрицаю наличие такой системы, но сам никогда не слышал о ней. ERP-систем в автопарках достаточно много, они могут быть построены на разных платформах и иметь разных производителей, поэтому на возможность синхронизации систем спутникового мониторинга с любой ERP-системой смотрю пока с некоей долей скепсиса.

 

ТАТЬЯНА СЕМИЧАСТНОВА МЕНЕДЖЕР ПО ПЕРЕВОЗКАМ FM LOGISTIC

Стоит отметить, что мы являемся экспедиторами, а не собственниками транспортных средств. Поэтому использование всех возможностей GPS невозможно. Но в данный момент мы работаем над таким проектом с компанией «КаргоОнлайн». Цель проекта — получать информацию о времени прибытия/убытия на загрузку и выгрузку. На тестовый период мы решили отслеживать передвижение только наших трейлеров, которые переданы в лизинг подрядчикам.

Информация по расходу топлива, средней скорости, времени стоянки и отдыха водителей нас не интересует, так как мы не являемся собственниками транспортных средств. Данные параметры не влияют напрямую на стоимость каждого рейса, а заложены в цены при согласовании тарифов. Вместе с тем, один из плюсов данного проекта это прогнозирование времени прибытия на загрузку/выгрузку с учетом пробок, что поможет нам оперативно решать проблемы в случае аномалий.

Со стороны бухгалтерских нюансов (стоимость перевозки меняется в зависимости от времени, проведенного на выгрузке): возможны ситуации, что водитель остался в паркинге на месте выгрузки, в том время как он уже получил отметку об убытии. В таком случае GPS-система будет считать, что поездка еще не закончена, и время работы ТС будет выше, чем в документах (ТТН). Аналогичная ситуацию возможна в тех случаях, когда водитель приехал заранее и ожидает время начала загрузки.

 

АНДРЕЙ МИЛОВАНОВ СПЕЦИАЛИСТ В ОБЛАСТИ СПУТНИКОВОГО МОНИТОРИНГА ГРУППЫ КОМПАНИЙ «АРКАН»

Непосредственно на нашем предприятии системы автоматизации управленческого учета (так называемые корпоративные ERP-системы) не используются. Но у наших клиентов, в компании МТК, например, нынче вошедшей в конгломерат МОЭК, реализована выборка данных по пробегам транспортных средств из системы «ArkanSuperVising» в «1С:Бухгалтерию». Однако назвать это полноценной интеграцией нельзя, мы говорим лишь о вспомогательном инструменте контроля.

С учетом вектора развития ERP-систем в мире с уверенностью можно говорить о постепенном слиянии различных систем учета и контроля в единый инструмент для управления предприятием, что с успехом доказывает, например, компания MetaSystem в Европе, внедряющая заказчикам-владельцам автомобильных парков систему мониторинга, в основе которой изначально заложено финансовое и логистическое планирование использования транспортных средств.

 

ОЛЕГ ЖЕРЕБИН ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ООО «НОВУС ГРУПП»

Как только бизнес нашей компании начал расти, мы остро ощутили необходимость надежного получения достоверной информации, а также наметили этапы по автоматизации процесса. Многие планы пришлось менять на ходу, но мы с уверенностью можем сказать, что теперь видна конечная точка на этом пути. Было время, наломали дров, хватались за все идеи подряд. Нам повезло, и «Омникомм — Сервис» полностью унифицировал все установленные системы мониторинга и свел все данные по автомобилям в одну программу. У нас хорошие условия труда, и больших проблем с персоналом не было — большинство приняло работу по новым правилам. Мы упорядочили работу автотранспорта и диспетчерской службы. У всех руководителей теперь планшеты с программой «Омникомм-Онлайн». Мы получили четкую и ясную картину — где у нас задействовано больше техники, чем это необходимо, а на каких объектах есть дефицит.  Фактические данные в отчетах о расходе ГСМ дают четко понять, где и почему происходит экономия либо пережог топлива. В результате мы смогли уйти от нормы расхода топлива и вести анализ с учетом условий на объекте. Мы увидели, какая техника быстрее осуществляет технологические операции. Это позволило нам оптимизировать материальные и временные затраты на выполнение работ и содержание техники, а также определить марки наиболее экономичных механизмов.

В режиме онлайн мы получаем фактическую информацию по каждой единице автотранспорта, в том числе пробег в километрах и наработку в моточасах, контроль использования ГСМ, контроль работы транспорта на объекте, контроль местоположения и маршрута перемещения, а также учет ремонтов и техобслуживания автотранспорта. Оперативные данные позволяют нам принимать и стратегические решения в отношении обновления парка автомобилей, строительной техники и малой механизации.

Когда базовые пожелания по системе мониторинга были удовлетворены, а комплекс мониторинга начал приносить реальную экономию, нам потребовалось автоматизировать следующие процессы: учет заявок на работу автотранспорта, учет выполнения работ по путевым и маршрутным листам, ускорение выписки и обработки документов и т. д. Для решения данных задач был выбран функционал программы «1С: Управление автотранспортом Проф». С учетом пожеланий компании были произведены доработки. Сначала оптимизировали работу диспетчерской службы — прием заявок на автотранспорт и механизмы, затем — формирование путевых листов для различных автомобилей, в том числе создание маршрутных листов для водителей с определением оптимального маршрута движения. Ранее все заявки на транспорт и механизмы оформлялись на бумаге, что приводило к потерям времени и дополнительным уточнениям (например, из-за почерка). Служба главного механика получила возможность вести автоматизированный учет ремонтов и техобслуживания. Для каждой единицы техники теперь ведется фактический учет времени работы, расход запчастей, что позволяет проводить анализ применяемых расходных материалов и планировать затраты на техническое обслуживание. Также была выполнена автоматизация снабжения, что позволило упорядочить ведение закупок, сократить время на сбор согласований и наладить непрерывную работу с поставщиками.